El tiempo es el mismo para todos por lo que sacarle partido depende solo de uno mismo. Este concepto, como una especie de mantra, es uno de los más repetidos por expertos y gurús de productividad. Lo es también el de concentrarse en una tarea y terminarla antes de pasar a la siguiente como una de las mejores recomendaciones para avanzar en el trabajo.
Y si bien es sabido que disfrutar de lo que se hace es la mejor terapia para rendir más en el trabajo, el problema surge cuando el entorno laboral es tan exigente que es difícil cumplir los objetivos.
¿Sabía que destinamos un 35% de la jornada laboral a tareas que no aportan nada? ¿Y que sólo siete de las 10 horas que requieren estos trabajos son productivas? Mucho se ha escrito sobre la gestión del tiempo. Detenerse, diferenciar entre el ‘quiero’ o ‘tengo que hacer’, definir las intenciones, identificar lo urgente y saber decir ‘no’ son cinco acciones para ganar tiempo sin perder un minuto. Y aún se puede añadir mucho más.
“Dime qué haces con tu tiempo y te diré quién eres”, es una frase que repite seguido Santiago Álvarez de Mon, profesor del IESE y consultor de empresas y profesionales en temas de coaching, gestión de equipos y liderazgo. Con esto quiere decir que si alguien piensa que el deporte es muy importante y, sin embargo, no se consigue meterlo en la agenda, debería plantearse que quizá no es tan importante como se cree. Y esta reflexión, según dice, debería servir para todos los aspectos de la vida.
El profesor del IESE cree que “muchas personas deberían plantearse no lo que hacen, sino lo que deberían dejar de hacer porque ya no les aporta nada. Quizá uno de los errores más destacados que cometemos es no saber delegar y asumir nuevas responsabilidades sin soltar las anteriores y sin dejar que otros las asuman como propias”. Este control sobre la agenda es esencial para controlar también nuestro tiempo.
“Si no controlas la agenda, la sociedad te la roba, entendiendo como sociedad todos los que nos rodean. El jefe, nuestro hijo, un amigo. Hay ladrones de tiempo y hay que saber identificarlos, como las reuniones improductivas o el presentismo”.
Por eso, no hay que tener agendas “apelmazadas”. En su opinión, “hay que tener colchones que te permitan incluir imprevistos y que no te lleven a anular aquello que te hace vivir”.
Uno de los últimos análisis para ganar la batalla al tiempo es el que ha realizado la compañía de recursos humanos Nexian. A partir de un estudio interno -la compañía forma parte del grupo empresarial Pitma en el que trabajan más de 3.000 profesionales- ha llegado conclusiones del tipo que solo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable o que un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etcétera.
También que consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora. Basta con sumar los minutos para llegar a la conclusión que apenas aprovechamos 40 minutos de cada hora completa.
Con estos datos, la agencia española Nexian ha elaborado siete recomendaciones para incrementar los resultados de nuestro trabajo.
1. Identificar el problema
Tome conciencia del problema e identifique las causas de su pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, y a no saber decir ‘no’ a los compromisos o no evitar las distracciones. Álvarez de Mon recomienda mirar la agenda de la última semana o del último mes y analizar todo lo que hemos hecho en ese tiempo. “¿A qué me he dedicado? ¿Cómo he utilizado mi tiempo? Según el experto, se debe incluir todo en la agenda: ocio y familia, al igual que una reunión de trabajo.
2. Planificar y organizar
La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. “Un minuto invertido en organización, ahorra hasta diez en la ejecución”. Defina objetivos y establezca prioridades antes de empezar. Planear significa definir las actividades que tienes que realizar para lograr lo que te has propuesto, y prever o anticipar las consecuencias que te ocasionaría no realizarlas. Sería oportuno preguntarse cuáles son los propósitos y qué hay que hacer para lograrlos.
3. Atajar ladrones de tiempo
“Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario”. Asigne un tiempo justo a cada tarea.
4. Urgente versus importante
Es necesario asegurarse de establecer las prioridades. Realice las tareas urgentes e importantes. Continúe por las importantes, pero no urgentes. Deje para el final las no importantes ni urgentes. Para poder diferenciar entre ambas, piense que siempre que dos tareas impliquen la misma cantidad de tiempo, es más urgente la de fecha límite anterior.
5. Aprender a delegar
Supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. En muchos casos es tarea pendiente, pues se confunde la acción de delegar con quitarse trabajo de encima o con que otros hagan por ti lo que es tu responsabilidad. Delegar no es ‘ordeno y mando’, sino que significa confiar en el equipo y darle las herramientas necesarias para hacer aflorar y brillar las máximas capacidades de todos los miembros, además de dirigirlas hacia la construcción de un objetivo común. Eso sí, resistir a la tentación de micro-administrar requerirá de fuerza de voluntad.
6. No postergar lo que no te gusta
Procrastinar significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria. La reconocida “regla de los dos minutos” dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Puedes extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos.
7. Enfocarse
La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad. Además, debe controlar el correo electrónico y las reuniones. Consultamos el mail unas 20 veces por hora y destinamos más de una hora al día a conversaciones, o reuniones, inútiles. En promedio, lleva seis segundos recibir un e-mail típico en la bandeja de entrada pero luego de leerlo suele llevar 25 minutos volver al estado de productividad anterior.
(Con información de Expansión - RIPE)
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